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Fakturierungssoftware für Kleinbetriebe und Mittelständler

Viele Geschäftsführer von mittelständischen Unternehmen haben keine Vorstellung, welche Produktivitätssteigerung eine computergestützte Auftragsabwicklung darstellen kann. Vor allem Existenzgründer sind manchmal schwer davon zu überzeugen, dass ihr Büroalltag sehr viel effizienter zu gestalten wäre. Wobei es allen Verantwortlichen leicht möglich wäre, sich von der Funktionalität und Leistungsfähigkeit eines solchen Programms selbst zu vergewissern, da einige Softwarehersteller eine Testversion ihres Programms anbieten.  Diese Abhandlung beschreibt den wesentlichen Nutzen von Verwaltungssoftwaren für kleinere und mittelständische Handwerksbetriebe.

Die Hauptfunktionalität einer Auftragsverwaltung basiert auf einer Datenbank. Hierbei sind nicht nur Standardaufgaben, wie das Erstellen von Serienbriefen oder die Organisation der Mitarbeiter machbar. Vor allem vermindert das Ableiten von Dokumenten den Verwaltungsaufwand beträchtlich. So gibt es beispielsweise die Option eine Auftragsbestätigung anzufertigen und diese, nach Erledigung der Arbeiten beim Kunden, in eine Schlussrechnung zu überführen. Zu betonen ist hierbei, dass Modifikationen stets und bei jeden Arbeitsschritt machbar sind. Diese Funktionalität ist auch mit anderen Formularen umsetzbar. fast alle ERP-Programme gestatten auch die Bestimmung eigener Formulararten. Ebendiese bieten wiederum die Möglichkeit in alle anderen Formulartypen konvertiert zu werden. Die Option Material-Daten in die Datenbank einzupflegen ist auch eine Option zur Effektivitätssteigerung im Arbeitsalltag. Jede Position muss nur einmal erfasst werden, und kann zu jeder Gelegenheit bei jeder weiteren Dokumentenerstellung erneut genutzt werden. Außerdem können diese Artikel bzw. Leistungen durch die Angabe von Margen im Vorfeld kalkuliert werden. Natürlich kann bei der Erzeugung des Dokuments die Marge jeweils einzeln angepasst werden. Dies soll nur verdeutlichen, dass es auch möglich ist solche Prozesse zu automatisieren. Unter anderem gewährt eine Historie einen Überblick über Projekte und alle erzeugten Dokumente.

Branchenspezifische Auftragsverwaltungen wie beispielsweise eine Handwerkersoftware stellen auch weitere Komponenten zur Verfügung, damit für die jeweilige Branche die Verwaltungstätigkeiten verbessert werden können. Für Heizungsbauer z. B. ist die Wartungs- und Service Komponente von Interesse, wodurch Intervalle für Wartungsarbeiten für Öfen und die jeweiligen Werte der Messungen eingepflegt werden können.

Auftragsverwaltungsprogramme für kleinere und mittelständische Firmen sind zwar kostenintensiver als Office-Produkte. Dennoch sind die Möglichkeiten der Effektivitätsverbesserungen deutlich, weshalb sich eine Investition eines Warenwirtschaftssystems prompt rentieren kann.

20.7.11 09:39
 


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